Projektien hyväksyntäprosessi RYTV-hankeohjelmassa – Teknisen ryhmän toiminta osana RYTV-hankeohjelmaa
RYTV-hankeohjelman projekteja seurataan säännöllisesti, jotta niiden sisältö säilyy laadukkaana. Päätoimikunnan Teknisen ryhmän tehtävänä on koordinoida ja ohjata RYTV-julkaisujen kehittämistä ja ylläpitoa, varmistaa julkaisujen tekninen sisältö ja ristiriidattomuus (tuotetun sisällön arviointi) sekä suosittaa Päätoimikunnalle julkaisun hyväksymistä.
Tekninen ryhmä koostuu Päätoimikunnan jäsenistä. Teknisessä ryhmässä toimivat tällä hetkellä:
- Tarja Mäkeläinen
- Leif Granholm
- Jenna Ikonen
- Annemari Kaaranka
Tekninen ryhmä tapaa projektitiimien kanssa vähintään kahdesti. Ensimmäisen tapaamisen aikana projektitiimi esittelee projektin sisältöä ja Tekninen ryhmä voi esittää kommentteja ja kysymyksiä liittyen projektin sisältöön.
Projektin loppupuolella pidetään loppukatselmus, jossa projektitiimi esittelee Tekniselle ryhmälle projektin tulokset sekä projektin toteutuksen päätösdokumentin kirjausten avulla. Projektitiimi esittelee esimerkiksi, kuinka projekti sujui suunniteltuun nähden ja kuinka projektin laadunvarmistus on toteutettu. Myös projektin tuloksena tuotetut aineistot käydään läpi ja Tekninen ryhmä antaa niihin kommenttinsa. Tarvittaessa projektitiimi tekee aineistoihin vielä tarkennuksia tai muutoksia Teknisen ryhmän kommenttien perusteella. Tällöin sovitaan toinen tapaaminen muokattujen aineistojen läpikäyntiin, minkä jälkeen projekti on yleensä valmis.
Projektin päätösdokumentti
Projektin päätösdokumentti koostuu kolmesta osiosta. Ensimmäisen osion täyttää projektitiimi osana projektityötä. Kun projekti on valmistunut, projektitiimi reflektoi ja arvioi omaa työtään ja projektille asetettujen tavoitteiden sekä ehtojen täyttymistä. Lisäksi projektitiimi voi korostaa projektin tärkeimpiä tuloksia ja ehdottaa jatkotoimenpiteitä esimerkiksi projektin tuloksista viestintään.
Päätösdokumentin toisen osion täyttää Tekninen ryhmä projektin loppukatselmuksen yhteydessä. Tekninen ryhmä kirjaa dokumenttiin oman arvionsa ja kommenttinsa projektin toteutuksesta ja tuloksista perustuen projektin päätösesittelyyn. Tekninen ryhmä kirjaa dokumenttiin myös ehdotuksensa Päätoimikunnalle projektin hyväksymisestä sekä mahdolliset omat nostonsa projektin tulosten jatkokäsittelyyn ja -seurantaan.
Lopuksi päätösdokumentti siirtyy Päätoimikunnalle, joka täyttää päätösdokumentin kolmannen osion projektin lopullisen hyväksynnän yhteydessä. Dokumenttiin kirjataan projektin hyväksyntä sekä Päätoimikunnan päättämät jatkotoimenpiteet liittyen projektin tulosten käyttöön, viestintään ja jatkoseurantaan.
Esimerkki päätösdokumentista: Kansallisen infran tiedonsiirtostandardin ylläpito ja päivitys